A digitalizáció rohamos fejlődésével az elektronikus dokumentumkezelés és az elektronikus aláírás egyre nagyobb teret nyer az üzleti világban. A vállalatok számára egyaránt lehetővé teszi a hatékonyság növelését, a költségek csökkentését és a fenntarthatóbb működést is. De mit takar pontosan az elektronikus dokumentumkezelés, és milyen előnyökkel jár az elektronikus aláírás alkalmazása?
Mi az elektronikus dokumentumkezelés?
Az elektronikus dokumentumkezelés olyan rendszerek és megoldások összessége, amelyek lehetővé teszik a dokumentumok digitális tárolását, rendszerezését, kezelését és megosztását. Az ilyen rendszerek célja, hogy kiváltsák a papíralapú adminisztrációt, csökkentsék a manuális munkát, és növeljék a munkafolyamatok hatékonyságát.
A modern dokumentumkezelő rendszerek olyan funkciókkal rendelkeznek, mint:
- Verziókezelés: Az egyes dokumentumok módosításainak nyomonkövetése, így mindig elérhető a legfrissebb változat.
- Automatikus munkafolyamat-kezelés: A dokumentumokhoz kapcsolódó folyamatok (pl. jóváhagyás, ellenőrzés) automatizálása, amely jelentősen csökkenti az adminisztrációs terheket.
- Hozzáférés-szabályozás: A jogosultságok beállítása annak érdekében, hogy a dokumentumokat csak az arra jogosult személyek érhessék el.
- Integráció más rendszerekkel: Lehetőség ERP-, CRM- vagy egyéb üzleti rendszerekkel való összekapcsolásra, hogy az adatok és dokumentumok könnyen elérhetők és kezelhetők legyenek.
- Digitális archiválás: A dokumentumok elektronikus formában történő tárolása, amely lehetővé teszi a gyors visszakeresést és a biztonságos megőrzést.
Mi az elektronikus aláírás szerepe a digitális dokumentumkezelésben?
Az elektronikus aláírás alapvető szerepet játszik a digitális dokumentumkezelésben, mivel gondoskodik a dokumentumok jogi érvényességéről és hitelességéről anélkül, hogy papíralapú aláírásra vagy személyes jelenlétre lenne szükség.
Az aláírás biztosítja, hogy a dokumentumokat az aláíró személy vagy fél hagyta jóvá. Az aláírás után a dokumentumon végzett bármilyen változtatás kimutatható, és a módosítás következtében az elektronikus aláírás automatikusan érvényét veszti. Ez különösen fontos az üzleti és jogi tranzakciók, valamint a szerződések esetén, ahol a gyors, biztonságos és költséghatékony eljárások elengedhetetlenek.
A dokumentumok számára biztosítható akár a legmagasabb jogi érvényességgel rendelkező, minősített elektronikus aláírás (QES – Qualified Electronic Signature) is, vagy a fokozott biztonságú elektronikus aláírás (AES – Advanced Electronic Signature). Az elektronikus aláírás elhelyezése és a dokumentum kezelése olyan innovatív platformok alkalmazásával valósítható meg, mint például az alairom.hu oldal CollectSign/mySigno szolgáltatása. Az aláírási folyamatok végén a rendszer automatikusan digitális aláírással és időbélyeggel hitelesíti a dokumentumokat, biztosítva azok jogi érvényességét és integritását.
Miért érdemes bevezetni az elektronikus dokumentumkezelést és az e-aláírást?
- Gyorsabb és hatékonyabb folyamatok: Az elektronikus dokumentumkezelés és aláírás csökkenti a papíralapú ügyintézés idejét, így jelentős időmegtakarítást eredményez.
- Távoli aláírási lehetőség: Nem szükséges minden aláíró félnek személyesen jelen lenni az aláíráskor, a rendszer lehetőséget kínál a távoli aláírásra is.
- Biztonságos adatkezelés: A megfelelően beállított hozzáférési jogok és a titkosítás révén a digitális dokumentumok védettebbek, mint a fizikai iratok.
- Költségcsökkentés: A papírhasználat és a postázási költségek csökkenése jelentős megtakarítást jelent a vállalatok számára.
- Környezettudatos megoldás: A papírmentes dokumentumkezelés csökkenti az ökológiai lábnyomot és fenntarthatóbbá teszi a vállalati működést.
- Jogilag hiteles és elfogadott: Az EU eIDAS rendelete biztosítja, hogy az elektronikus aláírások jogi érvényességgel bírjanak az egész Európai Unió területén.Csatolmány:
PR4 4.png
Hogyan segítenek az elektronikus dokumentumkezelési megoldások a gyakorlatban?
A modern elektronikus dokumentumkezelő rendszerek, így a CollectSign/mySigno alkalmazás is, lehetőséget nyújtanak a PDF dokumentumok biztonságos feltöltésére, kezelésére és hiteles elektronikus aláírására, számos hasznos funkciót biztosítva a folyamat lépéseinek optimalizálására.
Az arra jogosult személyek meghatározhatják az aláírók sorrendjét, beállíthatják az aláírási határidőket, időbeli érvényességüket. A rendszer lehetővé teszi a felhasználók különböző jogosultságok szerinti csoportosítását, akik illetékességi szintjeik alapján különböző műveletek elvégzésére jogosultak. Továbbá lehetőség van nagy tömegű PDF dokumentumok aláírására és időbélyeggel való ellátására, valamint a dokumentumok elektronikus archiválására/letöltésére is.
A jövő digitális megoldásai
A vállalatok számára a digitális dokumentumkezelés és az elektronikus aláírás bevezetése és napi használata ma már nem csupán versenyelőnyt jelent, hanem egy elengedhetetlen lépés a modern üzleti működés felé. Ha Ön is szeretne egy gyors, biztonságos és fenntartható megoldást cége adminisztratív folyamatainak optimalizálására, érdemes megfontolni az elektronikus dokumentumkezelési rendszerek és az e-aláírások bevezetését.